Subir nóminas a una Intranet corporativa para empleados

Una funcionalidad «típica» que nos piden siempre que nos solicitan programar una intranet corporativa para una empresa (recuerda que nosotros solo hacemos Intranet a medida para empresas, NO trabajamos con programas de Intranet genérica ya hechos ni vendemos programas de terceros) es subir nóminas para los empleados, es decir, que los empleados tengan un portal de empleados digital donde puedan ver todas sus nóminas y puedan acceder de manera rápida a ello.

Maneras de subir nóminas a una Intranet

Normalmente para la elaboración de nóminas se usan programas destinados únicamente para este fin, tales como Nominasol, Nominaplus, NóminaFacil… pero si queremos que los empleados tengan un portal digital (una Intranet) donde con su usuario y contraseña puedan acceder y ver, buscar y descargar todas sus nóminas tendrás que poder subir las nóminas desde estos programas (o si te las pasa la gestoría que tengas) al programa.

La forma «sencilla» sería subir la nómina (PDF) desde la ficha de cada empleado, me explico. En una intranet corporativa si o si tendrás una base de datos de empleados donde cada empleado tendrá su ficha con todos sus datos, información de sus contratos, datos de acceso, vacaciones, bajas… en definitiva, lo que quieras, pero lo que casi seguro que tendrás es una pestaña donde se pueda subir documentos asociados al empleado (DNI, bajas…) la forma más sencilla sería entrar en la ficha de cada empleado y subir el PDF. Esto está bien cuando tienes 10 empleados pero, ¿y si tenemos 50 o 100 empleados? ¿vamos a estar entrando cada mes en 50 o 100 fichas? La intranet a medida debe quitarnos trabajo, ¡no dárnoslo!

Por ello, otra opción, la más recomendable, es hacer un proceso de subida de documentos de forma masiva para que simplemente con un clic se suban todas las nóminas a cada empleado y por ejemplo, cuando se suban, les llegue un aviso vía SMS o un email automático informándole de que tienen disponible su nómina desde el portal de empleado.

Para la subida automática de documentos tendríamos dos formas:

1. Con ficheros independientes: para ello el único requisito es que el título de cada fichero/documento tenga algún dato identificado del empleado. De esa manera, podemos reconocer a qué empleado pertenece cada documento y asociárselo de forma automática en su ficha. Esta opción es las sencilla pero también es mas complicado que la gestoria o el programa que uses para generar nóminas te lo de.
2. Mediante un único fichero con tecnología OCR. La tecnología de OCR nos permite identificar texto en documentos y/o imágenes, por ello, subiendo un solo PDF donde tenga todas las nóminas (que es como suelen enviarlo las gestorías o como suele generarlos los programas de nóminas) podemos gracias a esta tecnología separar cada nómina de manera individual y subirla a la ficha de cada empleado.

Ventajas de tener nóminas en un portal de empleado

Que los empleados puedan acceder al histórico de sus nóminas no solo es un beneficio y una comodidad que damos a nuestros empleados, sino que además reducimos la carga de trabajo del departamento de RRHH o la tuya propia si te encargas de ello.

Es posible que ahora mismo cada vez que un empleado quiera una nómina o se las tengas que enviar, tendrás que o imprimirlas y que las firmen, o enviar las nóminas una por una por correo. Eso es una pérdida de tiempo como seguro ya sabes muy importante, por eso, digitalizar el proceso de subida y notificación de nóminas es unos de los procesos más importantes en una intranet a medida.